Quelques astuces pour gagner du temps

Salut tout le monde,

si vous avez parfois l'impression d'avoir trop de choses à faire et de ne pas avoir le temps de faire tout ce que vous voulez (ou devez!) faire durant votre journée de travail, alors voici quelques petites astuces qui peuvent faire des miracles.

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Avant-propos : L'organisation parfaite de son temps n'existe pas. Une bonne organisation doit être efficace et efficiente. Trop d'organisation, c'est comme trop d'informations : ça peut devenir contre-productif. Il faut donc trouver ce qui correspond à chacun (selon ses besoins, selon son caractère, etc). Le niveau d'organisation doit être personnel. Il n'y a ni idéal ni organisation qu'on peut appliquer telle quelle d'une personne à l'autre. Chacun mettra donc le niveau optimal d'organisation qui correspond le mieux à SES besoins (ceux de son travail, ceux de son entreprise, etc).
Vous me connaissez et vous m'avez vu travailler. Peut-être que certains d'entre-vous pensent (à tord ou à raison) que je suis très organisé (certains diraient même "hyper organisé"). En fait, ceci est vrai et faux à la fois : Dans l'organisation quotidienne de mon travail je suis en permanence (inconsciemment car j'en ai pris l'habitude avec les années) entrain de jauger et d'adapter mon organisation en fonction des circonstances et des évènements qui se produisent tout au long de la journée car une organisation c'est comme un bon outil bien affuté : il doit être à portée de main quand on en a besoin. C'est comme une paire de ciseaux bien affutée qui rempli son rôle (car elle coupe bien) quand on en a besoin (car on sait précisément où elle se trouve) et qu'on repose ensuite au même endroit quand on a fini de l'utiliser. Et bien l'organisation c'est pareil. Ca doit être efficace, bien affuté, adapté au besoin, et disponible quand on en a besoin.

Le temps c'est de la qualité de vie (professionnelle & privée ! ;-)).

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Voici donc quelques astuces qui pourront peut-être vous aider si vous avez l'impression d'avoir trop de choses à faire à la fois et que vous ne savez pas toujours où trouver le temps de les faire :

1. Libérez-vous de la "dictature" de votre messagerie :

Si, de nos jours, les e-mails sont des outils incontournables (à moins de vivre au pôle nord ;-) et encore...), l'augmentation - exponentielle - du nombre d'e-mails que nous recevons dans nos boites créé des difficultés en terme d'organisation du temps de travail et en terme d'efficacité du travail :

- beaucoup d'e-mails sont envoyés en copie (sous le prétexte : "pour info") sans raisons objectives
- de plus en plus d'e-mails sont illisibles - ou peu lisibles - et il est parfois difficile de savoir ce que l'expéditeur attend précisément comme réponse ou comme action
- la multiplication des e-mails créée une impression d'attente générale d'urgence (complètement surévaluée)
- les e-mails véritablement importants sont perdus de vue dans des boites de réception qui débordent...
- la qualité de la communication par e-mail est extrêmement faible : les gens écrivent (de plus en plus) comme ils parlent, ne soignent ni le fond ni la forme (sous pretexte qu'il ne s'agit "que d'un e-mail"), sans parler de l'orthographe ou de la grammaire...

Et les statistiques & études sont édifiantes : Nous passons (en moyenne!) 1 min. et demi à lire un e-mail et 3 min. et demi à y répondre. Faites le compte. Cela représente (selon le nombre d'e-mails que vous recevez par jour) au minimum 1 heure et demi à 2 heures (par jour!).

Vous l'aurez aisément compris : il y a là un énorme potentiel d'amélioration - autant en rentabilité qu'en qualité, et donc en efficacité! - de la communication par e-mails.

Voici une astuce qui peut vous aider :

- Posez-vous tous les matins la question de savoir si la 1ère chose à faire de votre journée de travail c'est forcément la consultation des e-mails. Rappelez-vous que le fait de commencer par une autre activité est quasiment toujours plus productif. C'est prouvé.
Passer une demi-heure (ou plus!) à consulter les e-mails reçus, surtout quand on sait que la majorité des e-mails peuvent être traités plus tard dans la journée car il n'y a pas d'urgence (quand il y a urgence les gens prennent plutôt le téléphone), mieux vaut alors réserver un temps, plus tard dans la journée, où on est plus disponible pour lire et répondre aux e-mails.

2. Ne vous laissez pas déranger à tout bout de champ et sachez dire "non"

Si vous avez du mal à vous concentrer sur la masse de travail qui vous attend quand vous êtes devant votre poste de travail (ordinateur), alors stoppez temporairement - tout simplement - toutes les messageries instantanées ou les notifications automatiques (MSN, Lotus Notes, Outlook, etc) qui permettent à n'importe qui de vous déranger n'importe quand.
Vous avez mieux à faire que d'être disponible n'importe quand pour n'importe qui, non ? ;-)

Posez-vous également la question suivante : Ai-je vraiment besoin de consulter mes e-mails 10 fois par jour parce que je reçois 10 notifications automatiques de Outlook ou de Notes ?

Mieux vaut consulter ses e-mails 2 fois dans la journée (et le faire correctement). Cette petite astuce vous fera gagner beaucoup de temps et surtout de concentration sur le plus important (c'est-à-dire votre boulot! et non pas les e-mails).

3. Décidez rapidement et efficacement :

Au fur et à mesure d'une journée de travail, nous sommes souvent submergé d'informations. Plus la journée de boulot avance et plus on reçoit de nouvelles informations, que notre cerveau doit stocker et traiter!
Ne vous laisser pas envahir et sortez de votre tête tout ce qui n'a aucun intérêt d'y rester :

Situation 1 : Une info arrive ?
Prenez immédiatement des décisions directement au fur et à mesure que les choses arrivent (et non pas plus tard dans la journée quand vous aurez oublié la moitié ou quand il sera trop tard).

Situation 2 : Un collègue vous apporte un dossier ?
- Posez-vous avant toute chose la question : Est-ce urgent ou important ? urgent et important ? important mais pas urgent ? ni l'un ni l'autre ?
=> faites immédiatement le tri (dans votre tête) du caractère du dossier que vous venez de recevoir :
A) urgent & important => à traiter tout de suite ;
B) important mais pas urgent => à mettre de côté (vous vous en occuperez plus tard, vous avez autre chose à faire pour le moment) ;
C) ni urgent ni important => poubelle ou à déléguer.

Pour les dossiers importants mais par urgents :
- Prenez un post-it et notez sur le post-it la tâche (ou les tâches) à accomplir concernant ce dossier que vous venez de recevoir : document à relire/corriger/à signer, facture à payer, etc
- collez ce post-it sur la 1ère page du document
- et mettez-le dans le casier "inbox" sur votre bureau
- et reprenez votre travail et ne pensez plus (pour le moment en tout cas) au dossier qui vient d'arriver.

4. Avoir un "casier inbox" :

Un casier inbox sur son bureau est extrêmement pratique et efficace : on y met tout ce qui arrive, au fur et à mesure (comme décrit ci-dessus). C'est la preuve que vous êtes mieux organisez que la moyenne des gens ! (observez les bureaux de la plupart de vos collègues de travail : l'immense majorité d'entre-eux ne sait pas quel document se trouve où sur le bureau...).

Mais vous pouvez faire mieux, beaucoup mieux, en procédant de la manière suivante :

5. Etape suivante : Avoir un casier "inbox", un casier "traité et à archiver" et un casier "en cours de traitement" :

Dans un 1er temps, organisez-vous un "casier inbox" sur votre bureau et que vous utiliserez comme décrit ci-dessus : rempli au fur et à mesure que les choses arrivent et en prenant surtout (très important) quelques secondes de temps pour noter dessus/sur un post-it ce qu'il faut faire avec ce document, et reprenez votre travail normalement (comme avant que ce nouveau dossier n'arrive).

Laissez-vous quelques jours de "mise en jambe", le temps de vous habituer à fonctionner avec ce "casier inbox". Ne vous forcez pas à vouloir aller trop vite et à bruler les étapes. Notre cerveau a besoin de temps pour s'habituer à des changements dans nos comportements et nos modes de vie. Mais le but en vaut la peine ! (vous vous sentirez "libéré" intérieurement, votre cerveau fonctionnera mieux car vous l'aidez à trier les infos, etc).

Ensuite, quand vous aurez pris l'habitude de fonctionner avec ce "casier inbox", améliorez-vous encore d'un cran :
Ajoutez à votre "casier inbox" deux autres casiers : un casier intitulé "traité et à ranger/archiver" et un casier intitulé "en cours de traitement".
En fin de journée de travail, prenez les papiers du "casier traité et à archiver" et ranger ces papiers dans les classeurs ou autres archives que vous aurez mis en place.

Vous verrez que ce petit système de casiers est extrêmement efficace. Et il vous permet, en plus, de vous concentrer sur les choses essentielles que vous faites et non pas de ré-agir à tous les dossiers qui arrivent sur votre bureau au fur et à mesure de la journée.

6. Le "carnet d'appels téléphoniques" :

Un collègue vous rappelle et vous dis : "tu m'aurez pas oublié par hasard ? Je t'avais demandé un truc au téléphone (tout à l'heure/ce matin/hier/etc : à adapter selon la situation REELLE vécue ;-)) et j'ai toujours rien reçu de ta part".

Ou

Vous êtes en réunion, discutez d'un truc, et vous rappelez à quelqu'un ce que vous lui aviez dit au téléphone (ou l'inverse ! une personne vous rappelle ce qu'elle vous avait dit au téléphone). Seulement voilà : la personne ne se souvient plus précisément quel jour c'était ce fameux coup de fil... pire : ne se souvient plus exactement ce qui a été discuté au téléphone... Et là, vous, en vrai pro, vous sortez votre "carnet d'appels téléphoniques" et vous lui précisez non pas seulement le jour et l'heure mais surtout le détail de ce que vous aviez discutez avec cette personne au téléphone, les décisions prises, les points à clarifier, etc. Pas mal non ? ;-)

Voici donc une petite astuce qui vous facilitera beaucoup la vie au bureau : procurez-vous un cahier (tout ce qu'il y a de plus simple, pas besoin d'un truc spécial et cher) et à chaque fois que vous recevez un appel ou quand vous-mêmes vous passez un coup de fil, prenez ce cahier et notez quelques infos dedans, comme par exemple :
- Jour et heure du coup de fil
- Personne que vous avez appelé ou qui vous a appelé
- Sujet (évitez un seul mot, préférez deux ou trois mots qui résument mieux le sujet de discussion au téléphone)
- Quelques détails sur ce que vous avez discuté, sur les décisions prises, les choses à clarifier avec untel, etc : ces détails peuvent être une abréviation (si ça vous parle!), un mot-clef, 2 ou 3 lignes, ou bien plus encore, n'importe. Le but c'est pas la longueur des détails de ce que vous avez discuté au téléphone (n'oubliez pas que ça doit avant tout être utile et efficace) mais c'est que, quand vous relirez plus tard votre cahier, vous vous souveniez précisément de quoi il s'agissait et donc de quoi vous aviez discuté au téléphone!

Croyez-moi, cette astuce du "carnet d'appels téléphonique" peut véritablement changer votre vie et faire des miracles. Vous verrez comment vous vous sentirez mieux en réunion quand il sera question de discuter de ce qui avait été convenu à telle ou telle date, ou quand vous voudrez vous rappeler à quelle date vous avez appelé telle ou telle personne.

Voilà pour aujourd'hui. Essayez ces quelques astuces qui vous permettront de gagner en efficacité, en qualité aussi ! et vous m'en direz des nouvelles. ;-) Effets positifs garantis !

A bientôt et au plaisir de vous relire,

Thierry.

Thierry ou trouves-tu le temps?

Je veux bien que tu sois hyper (comment?!? le mot est faible, diront certains ;) )organisé (voir maniaque :p), mais où trouves-tu le temps de nous écrire tous ces posts. Sans compté, qu'ils sont tous bien rédigés et intéressant...

J'ai à peine le temps d'écrire celui-ci ....

lio

Plus que 3 semaines... J-20 ou J-19

Le compte à rebours est en route...

Plus que 3 semaines pour rédiger le rapport du stage - ainsi que le DSPP - étant donné que France doit les recevoir au plus tard le 2 septembre (délai de poste compris ! donc Chedly et moi, nous avons encore moins de temps que vous, vu que nous deux on doit en plus tenir compte du délai d'envoi international... dont le timing est rarement fiable...).

Ca fout la pression, n'est-ce pas ? Ceux qui n'ont pas encore commencé (c'est inutile de vous cacher, j'ai les noms ! ;-))) vont avoir du boulot dans les 3 prochaines semaines... Alors, où en êtes-vous ? Commencé ? Presque terminé déjà ? Pas encore commencé ?